Cómo dejar el Excel y el pizarrón sin detener la operación

Una funeraria que opera con Excel y pizarrón tiene su información repartida. Los contratos de previsión viven en una hoja de cálculo que actualiza una sola persona. Los servicios del día están en el pizarrón de la oficina, y lo que pasó en la madrugada quedó en el WhatsApp de quien estuvo de guardia.

Cambiar eso a un sistema asusta por una razón muy concreta: la operación no se puede detener. Mientras se captura, alguien va a llamar para reportar un fallecimiento. Esta es la forma de hacerlo en la que nadie tiene que dejar de atender.

Primero el padrón de previsión

Cuando llega la llamada, lo primero que se pregunta es si la familia tiene contrato. Si el padrón sigue en Excel, alguien lo busca a mano, calcula lo que ya se pagó y lo dicta por teléfono. Ese es el paso más lento de la noche y el más fácil de equivocar.

Por eso conviene empezar por ahí, antes que por los servicios. De cada contrato basta con el folio, el titular, el plan, cuánto se ha pagado y cuántos servicios ampara. Con eso, a la hora de redimirlo, el servicio hereda al titular y al paquete y lo pagado se descuenta solo.

Si tu Excel tiene los nombres escritos de tres formas distintas, es el momento de corregirlo. Buscar "Gonzalez" y no encontrar "González" a las tres de la mañana es justo el problema que quieres dejar atrás.

Los servicios nuevos en el sistema, los que ya van en el pizarrón

No migres servicios que ya están en curso. Deja que los del pizarrón terminen ahí y abre en Leader solo los que lleguen a partir de un día acordado. En una o dos semanas el pizarrón se queda vacío sin que nadie haya tenido que recapturar nada a medias.

Abrir un servicio pide dos datos: quién llamó y a qué número devolverle la llamada. Lo demás se completa conforme avanza. Cada etapa dice qué le falta para pasar a la siguiente, como la unidad asignada en la recolección o el folio del acta de defunción en los trámites, así que quien toma la guardia sabe qué sigue sin tener que preguntar.

Que la guardia lo pueda usar de noche

El sistema va a funcionar si lo usa la gente que atiende de noche. Si solo lo abre la oficina de día, el pizarrón regresa en una semana.

Antes de arrancar, siéntate con quien hace las guardias y abran un servicio de prueba desde su celular, de principio a fin. Las dudas que salgan ahí son las que van a salir a las tres de la mañana, y es mejor resolverlas con calma.

Lo que no hace falta migrar

Los servicios cerrados de años anteriores pueden quedarse en el Excel como archivo. Nadie los va a operar otra vez, y capturarlos retrasa el arranque semanas. Lo que sí importa es el padrón vigente y los clientes que tus asesores están siguiendo hoy, porque de ahí salen los servicios que vienen.

Si quieres revisar cómo quedaría tu padrón en Leader, agenda una demostración y lo vemos con tus propios contratos.